Nakatuong sesyon ang workshop sa pagpapahusay ng proseso sa agile para baguhin kung paano nagtatrabaho ang team. Nagsisimula ito sa napansing suliranin, sinusuri ang magkakaibang paliwanag, at nagtatapos sa pagbabagong puwedeng subukan. Hindi mahabang listahan ng mga kahilingan ang output nito; isa itong pasyang kayang isagawa at balikan ng team.
Maaaring isagawa ito sa loob ng retrospective o bilang hiwalay na workshop kung kailangan ng mas malalim na pagsusuri ang problema. Sa Scrum, itinatakda ng Scrum Guide na layunin ng Sprint Retrospective ang pagpapahusay sa kalidad at bisa. Mungkahing paraan ng facilitation ang format sa ibaba, hindi karagdagang sapilitang kaganapan sa Scrum.
Gamitin ang gabay sa sprint retrospective para sa mas malawak na kaganapan. Mas makitid ang saklaw ng workshop na ito: isang mahalagang padron sa trabaho at isang sinadyang pagsubok.
Pumili ng problemang kayang impluwensiyahan ng grupo
Magsimula sa obserbasyon sa halip na solusyon. Nag-aanyaya ng pagsisiyasat ang “Naghihintay ang mga review hanggang Biyernes.” Nagsisimula naman sa gustong bilhin ang “Kailangan namin ng isa pang tool para sa pag-apruba,” bago maunawaan ang pagkaantala.
Ilarawan ang epekto sa trabaho: paghihintay, pag-uulit, hindi nakuhang feedback, maiiwasang panganib, o malabong pasya. Tukuyin kung sino ang apektado at kung anong panahon ang sinusuri. Huwag gawing pahayag ng problema ang pangalan ng isang tao.
Suriin kung sino ang may karapatang magpasya. Kung hindi mababago ng grupo ang kaugnay na patakaran o dependency, maaari pa rin itong maghanda ng rekomendasyon, ngunit iba iyon sa eksperimento na kaya nitong pahintulutan mismo. Anyayahan ang kinakailangang may-ari ng pasya o linawin ang pag-escalate.
Pumili ng maliit na hanay ng mga kaso. Maaaring sumuporta sa kapaki-pakinabang na talakayan ang tatlong halimbawang nauunawaan nang mabuti, ngunit hindi nito pinatutunayan kung gaano kadalas mangyari ang padron sa lahat ng gawain. Linawin ang limitasyon ng ebidensiya.
Maghanda ng ebidensiya nang hindi nagsasagawa ng pagsubaybay sa mga tao
Magdala ng impormasyong tungkol sa gawain: mga petsa ng paglilipat, estado ng pila, mga muling binuksang item, tala ng pasya, at napagkasunduang pagsusuri ng kalidad. Gumamit ng angkop na buod at sanggunian sa halip na kopyahin ang kumpidensiyal na materyal sa board ng workshop.
Hilingin sa mga kalahok na magdagdag ng konteksto bago ang pulong. Maaaring ipakita ng timestamp sa ticket kung kailan nagbago ang estado ngunit hindi kung bakit naghintay ang team. Sa kabilang banda, maaaring madaling maalala ang matingkad na kuwento kahit hindi ito kinatawan ng karaniwang nangyayari.
Panatilihin ang mga panukat sa antas na kailangan upang subukan ang proseso. Maaaring ilihis ng paghahambing sa mga indibidwal batay sa bilang ng aktibidad ang usapan mula sa sistemang pinagsasaluhan at magtulak sa mga depensibong paliwanag. Kung kailangang tugunan ang asal ng isang tao, gamitin ang naaangkop na hiwalay na proseso.
Sabihin kung ano ang mangyayari sa mga tala at kung sino ang makakakita sa mga ito. Mas madaling bigyang-kahulugan ang pakikilahok kapag alam ng mga tao kung bumubuo sila ng tala para sa pagkatuto ng team o ulat para sa mga ehekutibo.
Adyenda para sa 60-minutong workshop
| Oras | Gawain | Kinakailangang resulta |
|---|---|---|
| 0–8 minuto | Magkasundo sa problema, hangganan, at ebidensiya | Isang pahayag ng problemang nakatuon sa obserbasyon |
| 8–20 minuto | Suriin ang mga kinatawang kaso | Iisang salaysay kung saan bumagal o pumalya ang trabaho |
| 20–32 minuto | Bumuo muna nang paisa-isa ng paliwanag, saka paghambingin | Mga kapani-paniwalang sanhi at hindi pa nalulutas na tanong |
| 32–45 minuto | Paghambingin ang maliliit na hakbang | Isang napiling pagbabago na may tahasang trade-off |
| 45–55 minuto | Tukuyin ang eksperimento at mga pananggalang | May-ari, saklaw ng kaso, ebidensiya, at dahilan ng pagsusuri |
| 55–60 minuto | Tiyaking nauunawaan at may kapasidad ang team | Tinanggap na pangako at malinaw na susunod na hakbang |
Huwag hayaang pilitin ng adyenda ang napakaagang konklusyon. Kung kulang ang ebidensiya, magtalaga ng may hangganang pagsisiyasat na may may-ari at petsa ng pasya. Maaaring wastong susunod na hakbang ang “Alamin kung saan naghintay ang mga kasong ito”; hindi sapat ang pagiging tiyak ng “Pagandahin ang pagtutulungan.”
Anyayahan ang mga tahimik na kalahok na magsulat muna bago ang talakayan. Itanong kung ano ang sasalungat sa gustong paliwanag ng grupo. Maaaring bigyang-priyoridad ng boto ng nakararami ang isang alalahanin, ngunit hindi nito napapatunayan ang sanhi.
Halimbawang may paliwanag: naiipon ang mga review sa katapusan ng linggo
Gumagamit ang kathang-isip na halimbawang ito ng mga inimbentong obserbasyon at laki ng eksperimento.
Napapansin ng isang team na naghihintay hanggang Biyernes ang ilang item para ma-review. Ang unang paliwanag ay masyadong abala ang mga tagasuri. Sa pagsusuri sa anim na kamakailang item, lumilitaw ang mas tiyak na padron: dumarating ang mga kahilingan sa review nang walang malinaw na tanong o pahiwatig kung ano ang nagbago mula sa nakaraang bersiyon.
Hindi nito pinatutunayang kalidad ng kahilingan lamang ang sanhi. Natutukoy din ng team ang limitadong oras ng mga tagasuri at huling dependency mula sa labas. Pinipili nito ang palagay tungkol sa kalidad ng kahilingan dahil kaya itong subukan nang hindi nagbabago ng staffing o lumalaktaw sa review.
Para sa susunod na walong kwalipikadong review, magsasama ang may-akda ng maikling buod ng mga pagbabago, pasyang kailangan, at anumang alam nang panganib. Kukumpirmahin ng tagasuri kung sapat ang impormasyong iyon bago simulan ang review. Mananatili ang kasalukuyang mga kahingian sa kalidad at pag-apruba.
Itatala ng team ang oras ng paghihintay para sa paglilinaw at susuriin ang dalawang natapos na halimbawa ng review. Pananggalang nito na hindi maging bagong dokumento ang buod na mangangailangan ng mas maraming pagsisikap kaysa sa review mismo.
Pagkatapos ng ikawalong kaso o dalawang linggo, alinman ang mauna, magpapasya ang team kung pananatilihin, iaangkop, o ihihinto ang gawain. Dahil sa mga hangganang iyon, masusuri ang pagsubok kahit mas kaunti sa inaasahan ang dami ng gawain.
Sumulat ng experiment card na magagamit talaga ng mga tao
Itala ang sumusunod sa maikling pinagsasaluhang rekord:
Obserbasyon: Ano ang nangyari sa mga napiling kaso?
Palagay: Bakit maaaring mapahusay ng pagbabagong ito ang padron?
Pagbabago: Anong asal o proseso ang mag-iiba?
Saklaw: Aling mga kaso ang kasama at hindi kasama?
May-ari: Sino ang mag-uugnay sa pagsubok at mangangalap ng ebidensiya?
Pananggalang: Ano ang hindi dapat lumala?
Pagsusuri: Anong ebidensiya at petsa ang gagamitin sa pasyang panatilihin, iangkop, o ihinto?
Ihiwalay ang may-ari ng eksperimento sa mga taong inaasahang gagawa ng binagong trabaho. Kailangang maunawaan ng lahat ng apektado ang kahilingan, at dapat tanggapin ng mga panlabas na kalahok ang kanilang ambag sa halip na atasan sila pagkatapos ng pulong.
Itago ang eksperimento kung saan pinaplano ang karaniwang gawain. Madaling makalimutan ang card na naiwan sa board ng workshop kapag bumalik ang presyon ng paghahatid. Iugnay ang tala ng natutuhan sa umiiral na gawain o sistema ng pagpaplano ng team.
Suriin ang natutuhan nang hindi pinalalaki ang resulta
Sa pagsusuri, paghambingin ang aktuwal na nangyari at ang inaasahan ng team. Ginamit ba ang pagbabago? Nagbago ba ang kaugnay na padron ng paghihintay? May iba bang salik na nagbago kasabay nito? Ano ang nakita ng mga kalahok na pabigat o kapaki-pakinabang?
Maaaring makatulong ang maliit na paghahambing bago at pagkatapos sa lokal na pasya nang hindi nagpapatunay ng pangkalahatang sanhi. Linawin ang kawalang-katiyakan. Kung mukhang kapaki-pakinabang ang gawain ngunit kakaunti ang ebidensiya, ipagpatuloy ito sa takdang panahon sa halip na mag-angkin ng malaking pagtaas sa produktibidad.
Ihinto ang mga pagbabagong mas malaki ang gastos kaysa pakinabang. Nakikipag-agawan sa ibang gawain ang pagpapahusay at dapat ding suriin kung sulit ito. Matagumpay ang workshop kapag nagbunga ito ng makatuwirang pasya, kasama na ang pagpapasyang huwag ituloy ang ideya.
Gamitin ang mga ideya para sa retrospective upang baguhin ang paraan ng pagninilay kung kailangan, at ang gabay sa mga aksiyon pagkatapos ng retrospective upang linawin ang susunod na pagsusuri.
Mga madalas itanong
Naiiba ba ang workshop na ito sa retrospective?
Maaari itong maging bahagi ng retrospective. Maaaring suriin ng retrospective ang mas malawak na kamakailang gawain ng team, samantalang nakatuon ang workshop na ito sa partikular na problema sa proseso at hakbang. Huwag magdagdag ng hiwalay na pulong kung mahusay na magagawa ng kasalukuyang kaganapan ang gawain.
Ilang pagpapahusay ang dapat piliin ng team?
Pumili lamang ng kayang ipatupad at suriin nang responsable ng team. Kadalasang mas madaling bigyang-kahulugan ang ebidensiya kapag nagsimula sa isang makabuluhang pagbabago. Hindi kasinghalaga ng magagamit na kapasidad at malinaw na may-ari ang takdang bilang.
Paano kung wala sa kontrol ng team ang sanhi?
Maghanda ng tiyak na kahilingan o rekomendasyon para sa responsableng may-ari, kasama ang ebidensiya at pasyang kailangan. Iwasang mangako ng eksperimento na hindi kayang pahintulutan ng team. Kung maaari, pumili ng lokal na hakbang upang mabawasan ang epekto habang hinihintay ang mas malawak na pasya.