Lokakarya peningkatan proses agile adalah sesi terarah untuk mengubah cara kerja tim. Lokakarya ini dimulai dari kesulitan yang diamati, memeriksa beberapa penjelasan, lalu berakhir dengan perubahan yang dapat diuji. Hasilnya bukan daftar panjang keinginan, melainkan keputusan yang dapat ditindaklanjuti dan ditinjau tim.
Kegiatan ini dapat berlangsung di dalam retrospektif atau sebagai lokakarya terpisah ketika suatu masalah membutuhkan pemeriksaan lebih mendalam. Dalam Scrum, Panduan Scrum menetapkan tujuan Retrospektif Sprint untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas. Format di bawah ini adalah pendekatan fasilitasi yang disarankan, bukan acara Scrum wajib tambahan.
Gunakan panduan retrospektif sprint untuk acara yang lebih luas. Lokakarya ini lebih sempit: satu pola kerja yang berdampak dan satu pengujian yang disengaja.
Pilih masalah yang dapat dipengaruhi kelompok
Mulailah dengan pengamatan, bukan solusi. “Permintaan tinjauan menunggu sampai Jumat” membuka ruang untuk penyelidikan. “Kita perlu alat persetujuan lain” langsung memilih pembelian sebelum tim memahami keterlambatan.
Jelaskan dampaknya pada pekerjaan: menunggu, pekerjaan ulang, umpan balik yang terlewat, risiko yang dapat dihindari, atau keputusan yang tidak jelas. Sebutkan orang yang terdampak dan periode yang diperiksa. Jangan gunakan nama seseorang sebagai pernyataan masalah.
Periksa hak keputusan. Jika kelompok tidak dapat mengubah kebijakan atau dependensi terkait, kelompok tetap dapat menyiapkan rekomendasi, tetapi itu berbeda dari eksperimen yang dapat disahkan sendiri. Undang pemilik keputusan yang diperlukan atau jelaskan jalur eskalasi.
Pilih beberapa kasus saja. Tiga contoh yang dipahami dengan baik dapat mendukung diskusi berguna, tetapi tidak membuktikan frekuensi pola di semua pekerjaan. Beri label pada batas bukti.
Siapkan bukti tanpa menjadikannya kegiatan pengawasan
Bawa informasi tentang pekerjaan: tanggal serah terima, status antrean, item yang dibuka kembali, catatan keputusan, dan pemeriksaan kualitas yang disepakati. Gunakan ringkasan dan rujukan yang sesuai alih-alih menyalin materi rahasia ke papan lokakarya.
Minta peserta menambahkan konteks sebelum rapat. Cap waktu tiket mungkin menunjukkan kapan status berubah tanpa menjelaskan alasan tim menunggu. Sebaliknya, cerita yang jelas dapat mudah diingat tetapi belum tentu mewakili keadaan umum.
Jaga ukuran pada tingkat yang dibutuhkan untuk menguji proses. Membandingkan individu berdasarkan jumlah aktivitas dapat mengalihkan pembicaraan dari sistem bersama dan mendorong penjelasan defensif. Jika perilaku seseorang perlu ditangani, gunakan proses terpisah yang tepat.
Jelaskan apa yang akan terjadi pada catatan dan siapa yang dapat melihatnya. Partisipasi lebih mudah dipahami ketika orang mengetahui apakah mereka sedang membuat catatan pembelajaran tim atau laporan untuk eksekutif.
Agenda lokakarya 60 menit
| Waktu | Kegiatan | Hasil yang diperlukan |
|---|---|---|
| 0–8 menit | Sepakati masalah, batasan, dan bukti | Satu pernyataan masalah yang berfokus pada pengamatan |
| 8–20 menit | Telusuri kasus yang mewakili | Pemahaman bersama tentang titik perlambatan atau kegagalan |
| 20–32 menit | Buat penjelasan secara mandiri, lalu bandingkan | Kemungkinan penyebab dan pertanyaan yang belum terjawab |
| 32–45 menit | Bandingkan intervensi kecil | Satu perubahan pilihan dengan kompromi yang jelas |
| 45–55 menit | Definisikan eksperimen dan perlindungan | Pemilik, kasus yang memenuhi syarat, bukti, dan pemicu tinjauan |
| 55–60 menit | Periksa pemahaman dan kapasitas | Komitmen yang diterima dan langkah berikutnya yang terlihat |
Jangan biarkan agenda memaksakan kesimpulan terlalu dini. Jika bukti tidak cukup, tugaskan investigasi terbatas dengan pemilik dan tanggal keputusan. “Cari tahu di mana kasus-kasus ini menunggu” dapat menjadi langkah berikutnya yang sah; “tingkatkan kolaborasi” belum cukup spesifik.
Undang peserta yang lebih pendiam untuk menulis sebelum diskusi. Tanyakan bukti apa yang akan menantang penjelasan pilihan kelompok. Pemungutan suara mayoritas dapat memprioritaskan kekhawatiran, tetapi tidak membuktikan penyebabnya.
Contoh lengkap: permintaan tinjauan menumpuk menjelang akhir pekan
Contoh hipotetis ini menggunakan pengamatan dan ukuran eksperimen yang dibuat-buat.
Tim melihat beberapa item menunggu tinjauan sampai hari Jumat. Penjelasan awalnya adalah bahwa para peninjau terlalu sibuk. Pemeriksaan enam item terbaru menunjukkan pola yang lebih spesifik: permintaan tinjauan datang tanpa pertanyaan yang jelas atau keterangan tentang perubahan sejak versi sebelumnya.
Hal itu tidak membuktikan bahwa kualitas permintaan adalah satu-satunya penyebab. Tim juga menemukan keterbatasan ketersediaan peninjau dan dependensi eksternal yang terlambat. Mereka memilih hipotesis tentang kualitas permintaan karena dapat mengujinya tanpa mengubah jumlah staf atau melewati proses peninjauan.
Untuk delapan tinjauan berikutnya yang memenuhi syarat, penulis akan menyertakan ringkasan perubahan singkat, keputusan yang diperlukan, dan risiko yang diketahui. Peninjau akan memastikan bahwa informasi tersebut cukup sebelum memulai tinjauan. Persyaratan kualitas dan persetujuan yang ada tetap berlaku.
Tim akan mencatat waktu tunggu untuk klarifikasi dan memeriksa dua contoh tinjauan yang selesai. Perlindungannya: ringkasan tidak boleh menjadi dokumen baru yang membutuhkan upaya lebih besar daripada tinjauannya.
Setelah kasus kedelapan atau dua minggu—mana yang lebih dulu—tim memutuskan apakah praktik ini akan dipertahankan, disesuaikan, atau dihentikan. Batas tersebut membuat pengujian dapat ditinjau meskipun volume pekerjaan lebih rendah dari perkiraan.
Tulis kartu eksperimen yang benar-benar dapat digunakan
Catat hal-hal berikut dalam satu catatan bersama yang singkat:
Pengamatan: Apa yang terjadi pada kasus yang dipilih?
Hipotesis: Mengapa perubahan ini mungkin memperbaiki pola tersebut?
Perubahan: Perilaku atau proses apa yang akan berbeda?
Cakupan: Kasus mana yang termasuk dan dikecualikan?
Pemilik: Siapa yang mengoordinasikan pengujian dan mengumpulkan bukti?
Perlindungan: Apa yang tidak boleh memburuk?
Tinjauan: Bukti dan tanggal apa yang mendukung keputusan untuk mempertahankan, menyesuaikan, atau menghentikan?
Pisahkan pemilik eksperimen dari orang yang diharapkan melakukan pekerjaan yang berubah. Semua yang terdampak perlu memahami permintaan, dan peserta eksternal harus menyetujui kontribusinya, bukan diberi pekerjaan setelah rapat.
Simpan eksperimen di tempat pekerjaan biasa direncanakan. Kartu yang ditinggalkan di papan lokakarya mudah terlupakan saat tekanan pengiriman kembali. Tautkan catatan pembelajaran ke tugas atau sistem perencanaan yang sudah digunakan tim.
Tinjau pembelajaran tanpa melebih-lebihkan hasil
Saat meninjau, bandingkan yang benar-benar terjadi dengan harapan tim. Apakah perubahan digunakan? Apakah pola menunggu yang relevan berubah? Apakah faktor lain berubah pada saat yang sama? Apa yang terasa membebani atau berguna bagi peserta?
Pengujian kecil sebelum dan sesudah dapat mendukung keputusan lokal tanpa membuktikan klaim sebab-akibat yang berlaku umum. Nyatakan ketidakpastian. Jika praktik tampak berguna tetapi buktinya terbatas, lanjutkan untuk periode tertentu alih-alih mengklaim peningkatan produktivitas yang dramatis.
Hentikan perubahan yang biayanya lebih besar daripada manfaatnya. Pekerjaan peningkatan bersaing dengan pekerjaan lain dan harus menghadapi pertanyaan nilai yang sama. Lokakarya berhasil jika menghasilkan keputusan yang beralasan, termasuk keputusan untuk tidak melanjutkan sebuah ide.
Gunakan ide retrospektif untuk memvariasikan format refleksi bila perlu, dan panduan item tindakan untuk memperjelas tinjauan berikutnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah lokakarya ini berbeda dari retrospektif?
Lokakarya ini dapat menjadi bagian darinya. Retrospektif dapat memeriksa pekerjaan tim secara lebih luas, sedangkan lokakarya ini berfokus pada satu masalah proses dan intervensi. Jangan menambahkan rapat terpisah jika acara yang ada dapat menanganinya dengan baik.
Berapa banyak peningkatan yang sebaiknya dipilih tim?
Pilih hanya sebanyak yang dapat diterapkan dan dievaluasi tim dengan bertanggung jawab. Memulai dari satu perubahan bermakna sering membuat bukti lebih mudah ditafsirkan. Kuota tetap kurang penting daripada kapasitas yang tersedia dan kepemilikan yang jelas.
Bagaimana jika penyebabnya di luar kendali tim?
Siapkan permintaan atau rekomendasi spesifik kepada pemilik yang bertanggung jawab, lengkap dengan bukti dan keputusan yang diperlukan. Jangan menjanjikan eksperimen yang tidak dapat diotorisasi tim. Jika mungkin, pilih mitigasi lokal sambil menunggu keputusan yang lebih luas.