Pemetaan pemangku kepentingan mengidentifikasi orang atau kelompok yang memengaruhi proyek atau terdampak olehnya, lalu membuat hubungan dan kebutuhan keterlibatan mereka terlihat. Peta yang berguna membantu menjawab siapa yang perlu didengar, siapa yang dapat mengambil keputusan, dan siapa yang harus berkontribusi sebelum pekerjaan berjalan. Peta ini bukan peringkat tentang kepentingan siapa yang paling utama.
Panduan pelibatan pemangku kepentingan dari Association for Project Management mencakup orang di dalam maupun di luar organisasi yang memiliki kepentingan, peran, atau paparan terhadap hasil proyek. Proses pemetaan praktis di bawah ini menekankan paparan tersebut selain wewenang formal.
Mulai dari keputusan, bukan kanvas kosong
Tuliskan hasil proyek dan keputusan penting berikutnya di bagian atas peta. “Meluncurkan layanan baru” terlalu luas. “Memutuskan cara pelanggan lama beralih ke proses penagihan baru” memudahkan identifikasi siapa yang perlu berkontribusi.
Tetapkan batasnya: seluruh program, tahap pengiriman, atau perubahan tertentu. Peta migrasi teknis mungkin membutuhkan rincian berbeda dari peta perubahan kebijakan pelanggan. Jangan memaksa satu diagram besar melakukan semua tugas.
Lalu ajukan empat pertanyaan:
- Siapa yang mengalami perubahan secara langsung?
- Siapa yang menjalankan, mendukung, atau memelihara hasilnya?
- Siapa yang dapat mengesahkan, menghambat, mendanai, atau membatasi keputusan?
- Siapa yang memiliki informasi yang belum dimiliki tim?
Sertakan orang dengan kekuasaan formal terbatas. Pekerja garis depan mungkin memahami pengecualian yang menentukan apakah proses yang diusulkan dapat digunakan.
Pilih peta yang sesuai dengan pertanyaan
| Jenis peta | Pertanyaan terbaik | Batasan |
|---|---|---|
| Peta hubungan | Siapa bergantung pada siapa? | Dapat menjadi padat secara visual |
| Kisi pengaruh-kepentingan | Siapa membutuhkan bentuk pelibatan apa? | Dapat meremehkan orang dengan sedikit kuasa |
| Peta yang ditautkan ke perjalanan | Siapa berpartisipasi di setiap tahap pengalaman? | Mungkin melewatkan tata kelola di luar perjalanan itu |
| Peta peran dan keputusan | Siapa yang memberi saran, memutuskan, dan melaksanakan? | Tidak menggambarkan semua hubungan informal |
Gunakan lebih dari satu tampilan hanya bila masing-masing mendukung keputusan yang berbeda. Peta hubungan ringkas dan tabel pelibatan singkat sering lebih berguna daripada model penilaian yang rumit.
Selenggarakan lokakarya pemetaan pemangku kepentingan
Undang orang dari tim pelaksana, operasional, dan konteks pengguna yang terdampak. Beri peserta beberapa menit untuk menulis calon pemangku kepentingan secara diam-diam sebelum menyebutkan nama. Ini mencegah daftar orang pertama menjadi satu-satunya kerangka kelompok.
Kelompokkan calon berdasarkan peran atau hubungan, lalu tantang pengelompokan itu. “Pelanggan” mungkin terdiri atas administrator, pengguna sesekali, dan orang yang membutuhkan bantuan. “Operasional” mungkin terdiri atas tim dengan giliran kerja, tanggung jawab, atau akses berbeda.
Gambarkan hanya hubungan yang bermakna. Beri label pada panah tentang apa yang berpindah antar pihak: persetujuan, informasi, uang, layanan, atau dependensi. Garis tanpa label dapat membuat peta tampak saling terhubung tanpa menjelaskan hubungannya.
Akhiri dengan menandai entri sebagai terkonfirmasi atau asumsi. Sebutkan siapa yang akan memvalidasi tiap asumsi penting. Peta yang dibuat tim proyek sebaiknya tetap sementara hingga orang terdampak mendapat kesempatan untuk mengoreksinya.
Contoh lengkap: mengubah proses penutupan akun
Contoh hipotetis: tim berencana menyederhanakan penutupan akun. Daftar pertamanya mencakup produk, rekayasa, sponsor proyek, dan dukungan pelanggan. Daftar itu mencerminkan organisasi pelaksana tetapi melewatkan beberapa konsekuensi.
Penelusuran proses menambahkan administrator akun, pengguna yang kehilangan akses, tim keuangan yang menangani tagihan tertunggak, dan orang yang memelihara aturan retensi. Penelusuran itu juga menunjukkan bahwa layanan eksternal menerima peristiwa penutupan dan mungkin terus mengirim notifikasi jika peristiwa tersebut terlambat.
Peta itu mengubah keputusan desain. Alih-alih memperlakukan penutupan sebagai satu tombol dan layar konfirmasi, tim perlu memahami rangkaian kewajiban dan komunikasi. Tim menjadwalkan percakapan dengan pemilik terkait sebelum menyetujui cakupan implementasi.
Tim tidak menyimpulkan bahwa setiap pemangku kepentingan harus menghadiri semua lokakarya. Keuangan mengonfirmasi kondisi yang memengaruhi tagihan. Dukungan menguji penjelasan yang diterima pengguna. Pemilik layanan eksternal memvalidasi kontrak peristiwa. Setiap kontribusi dikaitkan dengan keputusan tertentu.
Ubah peta menjadi catatan pelibatan
Peta pemangku kepentingan berguna ketika mengubah cara tim bekerja. Pertahankan catatan singkat:
| Bidang | Hal yang dicatat |
|---|---|
| Pemangku kepentingan atau peran | Siapa yang perlu dilibatkan |
| Kepentingan terdampak | Hal yang dapat membaik atau memburuk bagi mereka |
| Keputusan atau dependensi | Mengapa keterlibatan mereka penting sekarang |
| Pendekatan pelibatan | Wawancara, tinjauan, pengujian, persetujuan, atau pembaruan |
| Pemilik | Siapa yang memelihara hubungan |
| Waktu | Sebelum keputusan atau peristiwa yang mana |
| Validasi | Kapan entri terakhir diperiksa |
Hindari mengumpulkan informasi pribadi yang tidak dibutuhkan proyek. Penilaian sensitif tentang pengaruh atau konflik tidak seharusnya disimpan di papan kolaborasi publik. Jelaskan masalah operasional dengan bahasa netral alih-alih memberi label seperti “pemangku kepentingan sulit” kepada seseorang.
Ajukan pertanyaan yang mengungkap pemangku kepentingan yang terlewat
Di akhir setiap wawancara, tanyakan siapa lagi yang menangani pekerjaan, menerima hasilnya, atau mengurus pengecualian. Bandingkan jawabannya dengan peta. Peran yang berulang kali terlewat menandakan batas proyek mungkin terlalu sempit.
Tanyakan apa yang terjadi di luar jam kerja biasa, saat terjadi kegagalan, dan ketika pelanggan tidak dapat menggunakan saluran yang dimaksud. Pertanyaan itu sering mengungkap kebutuhan dukungan, aksesibilitas, pengadaan, atau mitra yang dihilangkan oleh rencana alur normal.
Tanyakan juga siapa yang memutuskan ketika kepentingan bertentangan. Konsultasi dan wewenang mengambil keputusan itu berbeda. Tim dapat mendengar banyak pihak sambil tetap menjelaskan siapa yang memiliki pilihan akhir dan bagaimana perbedaan pendapat dicatat.
Perbarui peta selama pelaksanaan
Tinjau peta ketika cakupan berubah, dependensi muncul, orang kunci pergi, atau kelompok baru menjadi terdampak. Peninjauan kalender rutin dapat membantu, tetapi pembaruan berdasarkan peristiwa lebih penting daripada tanggal pada diagram usang.
Gunakan retrospektif agile untuk menanyakan siapa yang terlambat dilibatkan dan asumsi apa yang dibuat tim tentang ketersediaan orang. Tingkatkan proses pelibatan tanpa mengubah retrospektif menjadi penilaian terhadap pemangku kepentingan tertentu.
Format retrospektif sederhana dapat menampung pengamatan tentang serah terima. Simpan catatan pemangku kepentingan yang otoritatif di dokumentasi bersama proyek, lalu gunakan proses tindak lanjut perbaikan untuk memeriksa praktik pelibatan baru.
Kesalahan umum dalam pemetaan
Memulai dan berhenti pada jabatan. Jabatan membantu mengenali wewenang, tetapi tidak menunjukkan siapa yang mengalami perubahan. Sertakan peran terdampak dan kondisi operasional.
Menganggap pengaruh rendah berarti kepentingan rendah. Sebuah kelompok mungkin hanya punya sedikit kemampuan untuk menghambat proyek tetapi menanggung konsekuensi besar. Tambahkan dampak sebagai pertimbangan eksplisit.
Menganggap perwakilan berbicara untuk semua orang. Catat perspektif mana yang sudah didengar dan mana yang belum diuji. Satu administrator tidak dapat memvalidasi semua konteks pelanggan.
Membuat peta tanpa tindakan berikutnya. Setiap hubungan penting seharusnya mengarah ke percakapan, keputusan, atau langkah validasi tertentu.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa perbedaan pemetaan dan analisis pemangku kepentingan?
Pemetaan membuat pemangku kepentingan dan hubungan mereka terlihat. Analisis memeriksa kepentingan, pengaruh, paparan, dan kebutuhan pelibatan mereka. Dalam praktiknya, tim sering bergantian di antara keduanya saat menyusun rencana pelibatan.
Haruskah peta pemangku kepentingan mencakup pelanggan?
Ya, jika pelanggan atau pengguna terdampak. Bedakan kelompok yang relevan alih-alih memperlakukan setiap pelanggan seolah memiliki tugas, batasan, atau paparan yang sama.
Seberapa sering kami harus memperbarui peta pemangku kepentingan?
Perbarui ketika proyek atau hubungannya berubah. Periksa sebelum keputusan penting, dan lakukan tinjauan berkala untuk menemukan perubahan yang tidak memicu peristiwa yang jelas.