परियोजना मानचित्रण परियोजना के महत्वपूर्ण संबंधों को दिखाई देने योग्य बनाने का अभ्यास है: काम परिणाम से कैसे जुड़ता है, कौन-सी डिलीवरी दूसरे पर निर्भर है, कौन योगदान देता है और कहाँ निर्णय अभी बाकी हैं। यह शब्द किसी एक सार्वभौमिक आरेख का नाम नहीं है। जिस प्रश्न का उत्तर चाहिए, उसके अनुसार मानचित्र चुनें।
जब लोग काम गिना सकते हों, पर यह न समझा सकें कि वे काम आपस में कैसे जुड़े हैं, तब परियोजना मानचित्र उपयोगी है। इससे यह भी दिख सकता है कि दो टीमें एक ही परियोजना नाम इस्तेमाल करते हुए अलग परिणाम चाहती हैं। विस्तृत समय-सारणी झूठी निश्चितता देने से पहले मानचित्र इस असहमति को सामने ला सकता है।
निर्णय के अनुसार मानचित्र चुनें
| प्रश्न | उपयोगी मानचित्र | यह किसका स्थान नहीं लेता |
|---|---|---|
| हम यह काम क्यों कर रहे हैं? | परिणाम-से-डिलीवरी मानचित्र | परिणाम के महत्व का साक्ष्य |
| किसी चीज़ से पहले क्या होना चाहिए? | निर्भरता मानचित्र | अद्यतन समय-सारणी और संसाधन योजना |
| किसे योगदान देना है? | हितधारक या भूमिका मानचित्र | वास्तविक भागीदारी और स्वीकार किया हुआ स्वामित्व |
| प्रक्रिया में काम कैसे आगे बढ़ता है? | प्रक्रिया या कार्यप्रवाह मानचित्र | अपवाद और वास्तविक व्यवहार का अवलोकन |
| परियोजना की सीमा में क्या है? | दायरा मानचित्र | बदलावों के लिए निर्णय प्रक्रिया |
हर दृश्य को एक कैनवास में न मिलाएँ। दर्जनों तीर प्रकार वाला आरेख कुछ जुड़े हुए छोटे रिकॉर्ड से कठिन हो सकता है। अनिश्चितता पैदा करने वाले एक सवाल से शुरुआत करें।
डिलीवरी मानचित्र बनाने से पहले परिणाम तय करें
इच्छित बदलाव एक वाक्य में लिखें। फिर परिणाम और आउटपुट में अंतर करें। दिया हुआ फ़ॉर्म, सेवा या रिपोर्ट आउटपुट है। कोई व्यक्ति क्या कर सकता है, उसमें उपयोगी बदलाव ऐसा परिणाम है जिसे साक्ष्य चाहिए।
GOV.UK खोज मार्गदर्शन समस्या के आसपास की व्यापक उपयोगकर्ता यात्रा और टीमों या सेवाओं को समझने की सिफारिश करता है। परियोजना सीमा का मानचित्र बनाने के लिए यह प्रासंगिक संदर्भ है; यह नीचे की विशेष मानचित्र कार्यशाला का निर्देश नहीं देता।
पूछें कि कौन-से आउटपुट यथार्थ रूप से परिणाम में मदद कर सकते हैं। यदि किसी कार्य-धारा का स्पष्ट संबंध न हो, तो वह आवश्यक सहायक काम, अपरीक्षित मान्यता या अनावश्यक दायरा हो सकती है। रखने या हटाने का निर्णय करने से पहले संबंध को लेबल करें।
पाँच चरणों में पहला परियोजना मानचित्र बनाएँ
- ऊपर परिणाम रखें। प्रभावित समूह और वह संकेत शामिल करें जिसकी जाँच होगी।
- मुख्य डिलीवरी जोड़ें। “इंटीग्रेशन पर काम” जैसी गतिविधि के नाम के बजाय दिखाई देने वाला परिणाम लिखें।
- निर्भरताएँ जोड़ें। बताएं कि एक मद को दूसरी से क्या चाहिए।
- मालिक और निर्णय जोड़ें। हर परिणाम का समन्वय कौन करता है और कौन-सा विकल्प खुला है, दिखाएँ।
- अनिश्चितता चिह्नित करें। पुष्ट संबंधों को साक्ष्य माँगती मान्यताओं से अलग करें।
पहले दौर में तारीख़ न जोड़ें, जब तक वह वास्तविक बाधा न हो। दायरा और निर्भरताएँ समझने से पहले शुरुआती तारीख़ चर्चा को एक ओर झुका सकती है। संबंध योजना का समर्थन करने लायक स्पष्ट हों, तब समय जोड़ें।
हल किया गया उदाहरण: स्वयं-सेवा खाता बदलाव
काल्पनिक उदाहरण: टीम चाहती है कि ग्राहक सहायता हैंडऑफ़ के बिना सामान्य खाता बदलाव कर सकें। उसकी पहली कार्य सूची में इंटरफ़ेस डिज़ाइन, API काम, सहायता सामग्री, विश्लेषिकी और लॉन्च घोषणा हैं।
परिणाम मानचित्र छूटा काम दिखाता है। API इस निर्णय पर निर्भर है कि बदलाव माँगने का अधिकार किसे है। सहायता सामग्री अपवाद समझने पर निर्भर है। सहायता तैयारी इस ज्ञान पर निर्भर है कि कौन-से मामले स्वयं-सेवा के बाहर रहते हैं।
टीम तीन संबंध स्पष्ट बनाती है:
| परिणाम | निर्भर है | आवश्यक निर्णय या साक्ष्य |
|---|---|---|
| उपयोगी खाता-बदलाव प्रवाह | अधिकार नियम | पुष्टि करें कि बदलाव कौन कर सकता है |
| स्पष्ट अपवाद मार्ग | ज्ञात असमर्थित मामले | प्रतिनिधि किनारी मामलों पर चलकर देखें |
| परिणाम मापन | परिभाषित पूर्णता घटना | सहमत हों कि पूरा कार्य किसे कहेंगे |
इससे तत्काल योजना बदलती है। हर कार्य-धारा एक साथ शुरू करने के बजाय, टीम पहले अधिकार संबंधी प्रश्न सुलझाती है और अपवाद मामलों की जाँच करती है। इंटरफ़ेस का अन्वेषण जारी रह सकता है, पर उसे अस्थायी चिह्नित किया जाता है।
मानचित्र यह साबित नहीं करता कि कौन-सा कार्यान्वयन सबसे अच्छा है। यह दिखाता है कि कौन-से निर्णय काम के कई हिस्सों को प्रभावित करते हैं, इसलिए उन पर जल्दी ध्यान देना चाहिए।
निर्भरता तीरों को अर्थपूर्ण बनाएँ
हर तीर पर योगदान लिखें: निर्णय, डेटा, वातावरण, समीक्षा, इंटरफ़ेस या परिचालन क्षमता। “टीम B” निर्भरता का विवरण नहीं है। “टीम B खाता स्वामित्व नियम की पुष्टि करती है” है।
बाहरी निर्भरताओं के लिए दर्ज करें कि योगदान माँगा गया है या स्वीकार किया गया है। आपका मानचित्र किसी और टीम की ओर से प्रतिबद्धता नहीं बना सकता। संपर्क व्यक्ति, नवीनतम उपयोगी तारीख़ और योगदान बदलने पर क्या होगा, लिखें।
तार्किक निर्भरता को पसंदीदा क्रम से अलग रखें। दो काम लगातार इसलिए रखे जा सकते हैं क्योंकि एक व्यक्ति दोनों करता है, जबकि तकनीकी रूप से एक दूसरे पर निर्भर न हों। विकल्पों पर विचार करते समय यह अंतर मायने रखता है।
45 मिनट की परियोजना मानचित्र कार्यशाला चलाएँ
परियोजना रूपरेखा को चुपचाप पढ़ने के लिए पाँच मिनट से शुरू करें। प्रतिभागियों से मुख्य परिणाम स्वतंत्र रूप से लिखवाने के लिए दस मिनट दें। उन्हें जोड़ने से पहले सूचियों की तुलना करें; अंतर अनसुलझी दायरा मान्यता दिखा सकते हैं।
संबंध बनाने और लेबल करने के लिए पंद्रह मिनट दें। सबसे महत्वपूर्ण मान्यताओं को चुनौती देने के लिए दस मिनट और साक्ष्य या निर्णय के अगले कदम सौंपने के लिए पाँच मिनट रखें।
ऐसी विस्तृत बातों के लिए अलग स्थान रखें जो मानचित्र के उद्देश्य को नहीं बदलतीं। कार्यान्वयन का पूरा विभाजन बाद में टीम की डिलीवरी प्रणाली में हो सकता है। कार्यशाला का अंत बड़े कैनवास से नहीं, अधिक स्पष्ट अगले निर्णय से होना चाहिए।
परिणाम चलाने वाले किसी व्यक्ति को मानचित्र देखने दें। पूछें कि लॉन्च के अगले दिन क्या विफल हो सकता है। इससे सहायता, निगरानी, हस्तांतरण और रखरखाव का ऐसा काम सामने आ सकता है जो डिलीवरी-केंद्रित चित्र में छूटा है।
मानचित्र को अद्यतन योजना में बदलें
मानचित्र की एक आधिकारिक जगह चुनें और तारीख़ तथा मालिक दर्ज करें। हर कार्य को चित्र पर कॉपी करने के बजाय डिलीवरी को काम ट्रैकर से जोड़ें। महत्वपूर्ण निर्णय तर्क और स्वामित्व सहित निर्णय लॉग में रखें।
सीमा, निर्भरता या मान्यता बदलने पर मानचित्र अपडेट करें। केवल आरंभ बैठक में इस्तेमाल मानचित्र ऐतिहासिक चित्र बन जाता है। अद्यतन मानचित्र बताता है कि मौजूदा योजना मूल से अलग क्यों है।
मानचित्र के आसपास टीम के समन्वय को देखने के लिए एजाइल पूर्वव्यापी का उपयोग करें। पूछें कौन-सी निर्भरता देर से दिखी या कौन-सा आउटपुट परिणाम से कोई नहीं जोड़ पाया। सरल पूर्वव्यापी प्रारूप में अवलोकन जुटाएँ, फिर पूर्वव्यापी अनुवर्ती प्रक्रिया से एक सुधार परखें।
वे गलतियाँ जो परियोजना मानचित्र भ्रामक बनाती हैं
केवल विभाग मानचित्रित करना। विभाग का नाम वास्तविक आवश्यक निर्णय, जानकारी या सेवा छिपा सकता है। योगदान स्पष्ट करें।
मानचित्र को समय-सारणी मानना। संबंध योजना में मदद करते हैं, पर अवधि, उपलब्धता या तारीख़ के भरोसे का निर्धारण नहीं करते।
हर मान्यता को ठोस तथ्य दिखाना। स्पष्ट लेबल और साक्ष्य चरणों की सूची इस्तेमाल करें। दृश्य सजावट अनिश्चितता न मिटाए।
हर संभावित विवरण जोड़ना। मानचित्र को उसके प्रश्न के अनुरूप रखें। यदि पाठक अगला निर्णय न ढूँढ़ सके, तो दृश्य बाँटें या ऐसी बातें हटाएँ जो कहीं और होनी चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या परियोजना मानचित्रण और माइंड मैपिंग समान हैं?
माइंड मैप किसी विषय के आसपास विचार पैदा करने में मदद कर सकता है। परियोजना मानचित्र में आम तौर पर योगदान, निर्भरता, स्वामित्व या दायरे जैसे स्पष्ट संबंध चाहिए ताकि वह डिलीवरी निर्णयों को सहारा दे सके।
क्या परियोजना मानचित्र परियोजना योजना का स्थान ले सकता है?
यह योजना का समर्थन और सरलीकरण कर सकता है, लेकिन आवश्यक समय-सारणी, संसाधन निर्णय, जोखिम प्रबंधन या शासन रिकॉर्ड की जगह नहीं लेता। उन रिकॉर्ड पर निर्भर संबंध समझाने के लिए इसका उपयोग करें।
परियोजना अस्पष्ट हो तो पहले क्या मानचित्रित करें?
समस्या, प्रभावित समूह और इच्छित परिणाम से शुरुआत करें। यदि उन पर असहमति हो, तो माने हुए डिलीवरी का विस्तृत मानचित्र बनाने से पहले उनकी जाँच करें।