Isang nakabalangkas na talahanayan o grid ang matrix ng pagsusuri sa mga stakeholder para suriin ang kaugnayan ng mga tao sa proyekto at magpasya kung paano sila isasangkot. Karaniwang dimensiyon ang impluwensiya at interes. Idagdag ang epekto, ebidensiya, at kongkretong hakbang sa pakikibahagi para hindi paliitin ng matrix ang mga tao sa label ng kuwadrante.
Gamitin ang matrix matapos matukoy ang mga kaugnay na stakeholder. Tinutulungan nitong unahin ang atensiyon, hindi magpasya kung kaninong interes ang puwedeng balewalain. Maaaring dumanas pa rin ng malaking bunga mula sa mga pasiya ng proyekto ang taong kakaunti ang pormal na impluwensiya.
Tinatalakay ng gabay sa pakikibahagi ng stakeholder ng APM ang impluwensiya, interes, at pananaw ng stakeholder bilang mga input sa pakikibahagi sa proyekto. Praktikal na pag-aangkop ang pinalawak na talahanayan sa ibaba, hindi opisyal na pamantayan sa pag-score.
Kokopyahing matrix ng pagsusuri sa mga stakeholder
| Stakeholder | Interes na apektado | Impluwensiya sa pasiyang ito | Epekto ng pagbabago | Ebidensiya at kawalang-katiyakan | Susunod na hakbang sa pakikibahagi | May-ari at panahon |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tungkulin o grupo | Ano ang mahalaga sa kanila | Ano ang maaari nilang aprubahan o baguhin | Ano ang maaari nilang makuha o mawala | Ano ang alam at ipinapalagay | Tiyak na pag-uusap o pagsusuri | Sino, bago ang aling pasiya |
Magsimula sa mga salita sa halip na numero. Mas malinaw ang “Nag-aapruba ng badyet sa operasyon” kaysa “kapangyarihan: 5.” Kung kailangan ng organisasyon ninyo ng numerikal na modelo, bigyan ng depinisyon ang bawat score at panatilihin ang paliwanag nito. Hindi kayang bumawi ng mukhang eksaktong kabuuan sa malabong input.
Ihiwalay ang interes sa pagsang-ayon. Maaaring mahalagang-mahalaga sa isang tao ang resulta pero tutol siya sa iminungkahing paraan. Gayundin, maaaring kaunti ang oras ng sumusuportang sponsor para sa regular na pakikibahagi. Dapat magpakita ang hakbang sa pakikibahagi kung ano talaga ang kailangang matutuhan o pagpasyahan ng team.
Paano nakatutulong ang grid ng kapangyarihan at interes—at saan ito pumapalya
Pinadadali ng grid ang talakayan sa mahabang listahan ng mga stakeholder. Maaaring mangailangan ng malapit na pakikibahagi ang may mataas na impluwensiya at interes. Maaaring kailangan ng maikling impormasyon sa partikular na yugto ang nagpapasiyang may mababang interes. Maaaring kailangan ng pananaliksik at mga channel para sa feedback ang grupong user na apektado kahit walang pormal na awtoridad.
Problema ang ituring na awtomatikong tagubilin ang mga padron. Hindi sapat ang “panatilihing may alam” kung kailangang kuwestiyunin ng grupo ang pagbabagong mahirap nang bawiin. Maaaring maging palusot ang “pamahalaan nang malapitan” para sa paulit-ulit na status meeting na walang napagpapasiyahan.
Gamitin ang grid para magtanong nang mas mahusay: anong uri ng pakikibahagi ang angkop sa pasiyang ito at epekto nito? Maaaring prototype test, pagsusuri sa panganib, kahilingan sa pag-apruba, o maikling pagtalakay sa aktuwal na operasyon ang sagot.
Buuin ang matrix sa anim na hakbang
- Pangalanan ang pasiya. Suriin ang mga stakeholder kaugnay ng aktuwal na pagpili o yugto ng proyekto.
- Ilista ang mga interes na apektado. Ilarawan kung ano ang gustong protektahan o makamit ng bawat grupo.
- Tukuyin ang tunay na impluwensiya. Isama ang pormal na awtoridad, espesyalisadong kaalaman, kontrol sa operasyon, at mga kaugnay na dependency.
- Tayahin ang epekto. Isaalang-alang ang workload, access, kalidad ng serbisyo, gastos, at iba pang epektong partikular sa konteksto.
- Lagyan ng label ang mga palagay. Itala kung alin ang mula sa direktang pag-uusap at alin ang hula.
- Sumulat ng hakbang sa pakikibahagi. Magtalaga ng may-ari at iugnay ang oras sa pasiya.
Ipatunay ang matrix kasama ang mga taong wala sa pangunahing project team. Maaari silang makakita ng nawawalang interes, magtama sa ipinapalagay na karapatang magpasya, o magpaliwanag kung bakit hindi maaabot ng iminungkahing channel ng komunikasyon ang grupo.
Kumpletong halimbawa: pagpapalit ng proseso sa pag-uulat
Hipotetikal na halimbawa: planong palitan ng team ang lingguhang manwal na ulat ng pinagsasaluhang view ng ulat. Inilalagay ng unang grid nito ng kapangyarihan at interes sa itaas ang executive sponsor at sa kuadrant na mas mababa ang impluwensiya ang mga gumagamit ng ulat.
Binabago ng mas kumpletong matrix ang plano sa pakikibahagi:
| Grupo | Mahalagang natuklasan | Pasya sa pakikibahagi |
|---|---|---|
| Sponsor | Kailangan ng iisang maihahambing na sukat sa mga departamento | Pagkasunduan ang depinisyon bago aprubahan ang view |
| Mga analyst ng departamento | Ikinukumpara ang mga eksepsiyong itinatago ng kasalukuyang ulat | Talakayin ang mga kaso ng eksepsiyon bago baguhin ang lohika ng datos |
| Mga paminsan-minsang mambabasa | Umaasa sa buod sa email at maaaring hindi tumingin sa dashboard | Subukan kung paano nila nakikita ang mahahalagang pagbabago |
| May-ari ng operasyon | Tutulong sa access at pagkabigo ng datos | Tiyakin ang pagmamay-ari at escalation bago ilunsad |
Hindi nagtatakda ang team ng apat na magkaparehong meeting para sa update. Hinihiling nito sa bawat grupo na mag-ambag sa pasiyang pinakamaalam nila. Ibinubunyag din ng matrix ang salungatan: napapahusay ng mga awtomatikong update ang pagiging napapanahon pero maaari nitong baguhin ang paghahambing sa kasaysayan. Kailangan ng tahasang pasiya sa produkto at pamamahala ang isyung iyon, hindi lang plano sa komunikasyon.
Gawing tiyak ang hakbang sa pakikibahagi
Palitan ang “regular na makipag-usap” ng “hilingin sa dalawang analyst na suriin kung paano tinatrato ng iminungkahing kalkulasyon ang mga pagwawasto bago aprubahan ang depinisyon ng datos.” Tinutukoy ng ikalawang bersiyon ang layunin, audience, materyal, at deadline.
Para sa pag-apruba, isama ang hinihinging pasiya, mga opsyon, bunga ng pagkaantala, at available na ebidensiya. Huwag ituring na pagsang-ayon ang pananahimik maliban kung may tahasan at angkop na tuntunin ang organisasyon para sa pasiyang iyon.
Para sa konsultasyon, ipaliwanag kung ano pa ang maaaring baguhin. Kung humingi ng feedback matapos mapagpasyahan ang mahahalagang pagpili, nagkakaroon ng pakikilahok nang walang impluwensiya. Kung hindi maaaring pag-usapan ang isang limitasyon, sabihin ito at hingin ang pananaw sa natitirang mga pagpili.
Para sa mga grupong apektado, isaalang-alang ang access at format. Maaaring hindi makarating ang imbitasyon sa meeting sa mga shift worker o taong nasa labas ng organisasyon. Pumili ng paraang maririnig ang kaugnay na pananaw.
Pangasiwaan ang hindi pagkakasundo nang hindi nilalagyan ng label ang mga tao
Itala ang mga interes at alalahanin sa neutral na pananalita. Kapaki-pakinabang ang “Kailangan ng ebidensiyang nahahawakan ng bagong proseso ang mga eksepsiyon.” Paghuhusga ang “Tutol sa pagbabago” at maaari nitong itago ang lehitimong panganib sa operasyon.
Kapag nagkasalungat ang mga interes, itala ang kapalit, kung sino ang nagpapasiya, at kung paano ipaliliwanag ang pasiya. Hindi layuning mapasang-ayon ang bawat stakeholder sa bawat opsyon. Layunin na maunawaan ng proyekto ang mga bunga at panagutan ang mga pasiya nito.
Itago ang sensitibong pagtatasa sa relasyon sa angkop na pinaghihigpitang tala. Huwag maglathala sa pinagsasaluhang board ng mga hula tungkol sa personal na motibo. Ang kailangang impormasyon lang para sa pakikibahagi ang dapat nasa matrix.
Suriin ang matrix kapag nagbago ang mga kundisyon
Maaaring magbago ang impluwensiya o pangangailangan ng stakeholder sa pakikibahagi sa pagitan ng discovery, implementasyon, at operasyon. Balikan ang mga entry kapag nagbago ang saklaw, napunta sa ibang may-ari ang pasiya, o kinuwestiyon ng bagong ebidensiya ang pagsusuri.
Sa agile retrospective, itanong kung aling mga palagay sa pakikibahagi ang pumalya at paano mas maagang mapapatunayan ng team ang mga iyon. Gumamit ng simpleng retrospective board para magtala ng tiyak na obserbasyon sa halip na pag-usapan ang personalidad.
Isagawa ang isang pagbabago, gaya ng pagdaragdag ng may-ari ng pasiya sa mga kahilingan sa pag-apruba. Makakatulong ang gabay sa pagpapahusay mula sa retrospective para suriin kung nililinaw ng gawaing iyon ang mga pasiya.
Mga madalas itanong
Ano ang pagkakaiba ng stakeholder register at matrix?
Itinatala ng register ang impormasyon tungkol sa stakeholder. Inaayos naman ng matrix ang pagsusuri at mga pagpili sa pakikibahagi. Maaari silang magkasama sa talahanayan basta malinaw ang pagkakaiba ng impormasyon sa contact, mga palagay, at mga pasiya.
Kailangan ba namin ng numerikal na score para sa mga stakeholder?
Hindi naman. Madalas na mas nakatutulong sa mabuting pasiya ang mga paglalarawan sa payak na pananalita. Kung kailangan ang score, bigyan ito ng depinisyon, banggitin ang ebidensiya, at huwag ituring ang kabuuan bilang obhetibong katotohanan tungkol sa isang tao.
Ano ang dapat gawin sa mga stakeholder na mababa ang kapangyarihan pero malaki ang epekto?
Bigyan sila ng angkop na paraan para mag-ambag at kumuwestiyon sa mga palagay. Hindi inaalis ng mababang pormal na kapangyarihan ang pananagutan ng proyekto na unawain at isaalang-alang ang epekto ng pagbabago sa kanila.