Itinatakda ng checklist sa pagse-set up ng proyekto ang pinakamababang kundisyon para sa magkakaugnay na gawain: malinaw na layunin, takdang hangganan, mga may-ari ng pasiya, angkop na access, nauunawaang mga dependency, at paraan ng pagtingin sa progreso. Dapat nitong tulungang magsimula nang responsable ang team. Hindi ito dapat maging paligsahan sa mga papeles o magpahiwatig na kailangang mawala ang bawat di-katiyakan bago magsimula ang pagkatuto.
Ihiwalay ang setup sa detalyadong pagpaplano. Ginagawang posible ng setup ang pagpapasiya at pakikipagtulungan. Binubuo naman ng pagpaplano ang mga gawain habang nadaragdagan ang kaalaman. Hindi kapalit ng kasunduan kung ano ang babaguhin ng proyekto ang listahan ng gawaing maganda ang pagkakategorya.
Ipinakikita ng gabay ng UMass Boston sa pagsisimula ng proyekto ang pagkakaiba ng pagtatatag ng charter ng proyekto at pagbuo ng susunod na plano. Pangkalahatang pantulong sa trabaho ang checklist dito; umiiral pa rin ang mga kinakailangan sa awtorisasyon ng inyong organisasyon.
Checklist sa pagse-set up ng proyekto
| Bahagi | Pagsusuri | Ebidensiyang handa na |
|---|---|---|
| Layunin | Naipapaliwanag ba namin ang problema at nilalayong resulta? | Maikling napagkasunduang brief na may pinagmumulang ebidensiya |
| Saklaw | Ano ang kasama, hindi kasama, at di-tiyak? | Nakikita ang mga hangganan at tanong na hindi pa nalulutas |
| Awtoridad | Sino ang maaaring magpasya sa bawat mahalagang usapin? | Pinangalanang mga may-ari ng pasiya at ruta ng escalation |
| Mga tao | Sino ang gagawa, mag-aambag, at magpapatakbo sa resulta? | Tinanggap na pananagutan at makatotohanang availability |
| Mga dependency | Ano ang kailangang ibigay ng iba? | Nakumpirmang ambag o tahasang palagay |
| Access | Nagagamit ba ng mga contributor ang kailangang impormasyon at tool? | Nasubok ang mga pahintulot sa aprubadong channel |
| Sistema ng trabaho | Saan ilalagay ang mga gawain, pasiya, panganib, at dokumento? | Pinagsasaluhang lugar na may malinaw na may-ari |
| Pagsusuri | Paano susuriin ang mga resulta at pakikipagtulungan? | Nakatakdang mga punto ng pagsusuri at kapaki-pakinabang na signal |
Hindi kumpleto ang pagsusuri dahil lang may dokumento. Dapat may makagamit nito para sumagot sa totoong tanong. Kung hindi matukoy ng brief kung pasok sa saklaw ang isang kahilingan, kailangan pa ng trabaho sa bahagi ng saklaw.
Magsimula sa maikling project brief
Isulat sa payak na pananalita ang problema, grupong apektado, at ninanais na pagbabago. Isama ang available na ebidensiya at mga limitasyon nito. Maaaring ilagay bilang opsyon o limitasyon ang hiniling na implementasyon, pero hindi nito dapat itago ang pangangailangang pinaglilingkuran ng proyekto.
Ilarawan ang tagumpay sa paraang masusuri ng team. Inilalarawan ng “Ilunsad ang portal” ang delivery. Inilalarawan naman ng “Makukumpleto ng mga user ang nilalayong gawain nang wala ang kasalukuyang manwal na handoff” ang resultang kailangang tiyakin. Maaaring kailanganin ninyo ang dalawa, pero huwag paghaluin ang mga ito.
Itala nang hiwalay ang mahihigpit na limitasyon at mga kagustuhan. Magkakaiba ang implikasyon ng legal na kahingian, kasalukuyang kontrata, at gustong petsa ng paglunsad. Tukuyin kung sino ang nagkumpirma sa limitasyon para masuri ito kapag nagbago ang mga kundisyon.
Gawing konkreto ang pagmamay-ari
Ilista ang mga posibleng pagpasiyahan ng proyekto bago ilista ang bawat tungkulin. Kabilang sa mga halimbawa ang pagbabago sa saklaw, pagpili sa badyet, pagtanggap sa operasyon, at mga hindi pa nalulutas na dependency sa pagitan ng team. Tukuyin kung sino ang magpapasiya, sino ang mag-aambag, at kailan kailangan ang escalation.
Hilingin sa bawat may-ari na tanggapin ang pananagutan. Hindi nagkakaloob ng oras o awtoridad ang paglalagay ng pangalan sa dokumento. Kung pinaghahatian ang pagmamay-ari, linawin kung sino ang mag-uugnay sa agarang pasiya at paano lulutasin ang hindi pagkakasundo.
Isama ang mga taong magpapatakbo sa resulta. Maaaring mangailangan ng gawain bago ilunsad ang suporta, maintenance, accessibility, training, o pangangalaga sa datos. Bahagi ng setup ang pakikibahagi nila, hindi dapat maging huling sorpresang pangkahandaan.
Kumpirmahin ang mga dependency sa halip na ipagpalagay
Para sa bawat panlabas na ambag, itala ang kailangang output, taong mag-uugnay rito, huling kapaki-pakinabang na petsa, at ebidensiya ng commitment. Ihiwalay ang “hiniling” sa “tinanggap.”
Pagkatapos, itanong kung ano ang mangyayari kapag nahuli o naiiba sa inaasahan ang ambag. Maaaring baguhin ang pagkakasunod-sunod ng gawain, paliitin ang saklaw, magsiyasat ng alternatibo, o palitan ang petsa. Huwag itago ang dependency sa pamamagitan ng pagbibigay rito ng task status sa sarili ninyong board.
Kung nasa discovery pa ang proyekto, maaaring manatiling di-tiyak ang ilang dependency. Katanggap-tanggap iyon kung nakikita ang kawalang-katiyakan at may may-ari ang susunod na hakbang sa ebidensiya. Mapanganib kapag itinuturing ng plano na tiyak ang ambag.
Kumpletong halimbawa: paglipat ng panloob na proseso ng request
Hipotetikal na halimbawa: naghahanda ang team na ilipat ang mga panloob na request mula email tungo sa pinagsasaluhang proseso ng intake. Binubuo ang unang setup nito ng board, target na petsa, at listahan ng mga field sa form.
Inilalantad ng checklist ang tatlong kakulangan. Walang may-ari sa mga eksepsiyong hindi pasok sa form. Inaasahang magbibigay ng suporta ang operations team nang hindi kumpirmado ang kapasidad. May impormasyon sa lumang request data na hindi dapat kopyahin sa workspace na malawak ang access.
Binabago ng team ang setup bago palawakin ang listahan ng gawain. Nagtatalaga ito ng may-ari sa eksepsiyon, kinukumpirma ang paunang kaayusan sa suporta, at itinatakda kasama ang kaugnay na may-ari ang aprubadong paraan ng paghawak sa datos. Pinaliliit din nito ang unang release sa isang kategorya ng request.
Maaari nang matuto ang proyekto mula sa limitadong rollout. Hindi inasahan ng checklist ang lahat ng panganib; ginawa nitong malinaw ang ilang mahalagang pasiya habang mura pa itong baguhin.
Panatilihing simple ang sistema ng impormasyon
Pumili ng iisang opisyal na lugar para sa bawat uri ng impormasyon. Ipinakikita ng mga gawain ang trabaho at pagmamay-ari. Itinatala ng decision log ang pagpili, katuwiran, at nagpapasiya. Ipinakikita ng tala ng panganib ang di-katiyakan at tugon. Naglalaman ang mga sangguniang dokumento ng materyal na hindi dapat kopyahin sa bawat gawain.
Mag-link sa pagitan ng mga lugar na iyon sa halip na magpanatili ng dobleng bersiyon. Kapag nagbago ang pasiya, i-update ang opisyal na tala at abisuhan ang mga taong apektado. Maaaring tumuro ang komento sa gawain sa pagbabago nang hindi nagiging pangalawang mapagkukunan ng katotohanan.
Subukan ang access kasama ang mga kinatawang contributor. Huwag mamahagi ng credential o lumaktaw sa kontrol ng pahintulot para maging berde ang checklist. Kung hindi maabot ng isang tao ang kailangang materyal, lutasin ito sa aprubadong proseso ng access at itala ang sagabal.
Suriin ang setup matapos ang unang aktuwal na gawain
Magtakda ng maikling pagsusuri kapag may sapat nang karanasan ang team para kuwestiyunin ang setup. Itanong kung aling mga pasiya ang naantala, aling pananagutan ang malabo, at aling impormasyon ang mahirap hanapin.
Gamitin ang agile retrospective para sa mga tanong tungkol sa pakikipagtulungan. Makakatulong ang simpleng ideya para sa retrospective para mangalap ng mga obserbasyon ang mga kalahok bago magtalakayan. Pumili ng isang pagpapahusay sa paraan ng pagtatrabaho at suriin ito gamit ang proseso ng pagpapahusay mula sa retrospective.
Huwag sagutin ang bawat hirap sa pamamagitan ng panibagong template. Minsan, ang sagot ay alisin ang dobleng tala, linawin ang karapatan sa pagpapasiya, o bigyan ng sapat na oras ang kasalukuyang may-ari.
Mga palatandaang hindi pa handang mag-commit ang proyekto
Ihinto muna ang mahalagang commitment kapag walang makapag-aawtorisa nito, nakasalalay ang target sa hindi pa nakukumpirmang panlabas na ambag, o hindi palaging maipaliwanag ang resulta. Ipagpatuloy ang hiwalay na discovery kung kapaki-pakinabang, pero huwag tawaging pangako ang petsang walang suporta.
Gayundin, maaaring tunay na hadlang ang hindi pa nalulutas na access sa sensitibong datos o kawalan ng kinakailangang may-ari sa operasyon. Layunin ng checklist na ilantad ang mga kundisyong iyon, hindi bigyang-katwiran ang pag-iwas sa mga ito.
Maaaring may mga hindi alam sa responsableng setup. Kailangan nito ng mapagkakatiwalaang paraan para matuto at magpasya tungkol sa mga iyon.
Mga madalas itanong
Kailangan ba ng checklist sa setup ang maliliit na proyekto?
Oo, pero iangkop ang dami ng ebidensiya at dokumentasyon sa gawain. Maaaring sapat ang maikling brief at ilang tahasang pasiya. Kalinawan ang layunin, hindi ang pag-uulit sa papeles ng malaking programa.
Dapat bang matapos ang detalyadong pagpaplano bago mag-set up ng project board?
Maaari kayong gumawa ng board nang maaga, pero ihiwalay ang mga gawain sa pagsisiyasat sa mga commitment sa delivery. Dapat ipakita ng board ang kawalang-katiyakan sa halip na magpahiwatig na handa nang isagawa ang bawat item.
Sino ang may-ari ng checklist sa setup?
Maaaring iugnay ito ng project lead habang kinukumpirma ng mga kaugnay na may-ari ang kani-kanilang pasiya, pananagutan, at limitasyon. Hindi kayang patunayan nang responsable ng isang tao ang availability o awtoridad ng iba nang hindi ito sinusuri.