Sinusuri ng retrospektiba ng proyekto bago ang paglilipat kung paano inihanda ng pangkat ng paghahatid ang tatanggap na pangkat upang patakbuhin, suportahan, o ipagpatuloy ang resulta. Natutukoy nito ang mga kakulangan sa koordinasyon at kaalaman habang may panahon pang ayusin ang mga ito. Katuwang ito ng pormal na pagtanggap; hindi nito pinapalitan iyon o kusang nagpapahintulot sa mga panganib na hindi pa nalulutas.
Isagawa ito nang maaga upang maaksyunan ang mga matutuklasan. Nakasalalay sa transisyon ang tamang oras: maaaring sapat na ang maikling pagsusuri bago ang huling paglilipat para sa maliit na panloob na workflow, samantalang maaaring mangailangan ng ilang pagsusuri sa bawat yugto ng paglilipat ang isang komplikadong serbisyo.
Itinuturing ng gabay sa paglilipat ng Association for Project Management ang paglilipat bilang proseso ng transisyon at binibigyang-diin ang makabuluhang paglilipat ng kaalaman. Iniaangkop ng workshop sa ibaba ang ideyang ito sa retrospektiba ng pangkat at nakatuon sa tunay na kayang gawin ng tatanggap na pangkat.
Magtanong ng iba sa tanong para sa pagdiriwang ng proyekto
Kinikilala ng pagdiriwang ang nagawang trabaho. Sinusuri ng retrospektiba kung paano ito ginawa. Tinitiyak naman ng pasya sa kahandaan ng paglilipat kung natugunan ang mga napagkasunduang kondisyon nito. Kung pagsasamahin ang tatlo nang hindi nililinaw ang mga layunin, maaaring mahirapan ang mga tao na ilahad ang hindi pa nareresolbang problema.
Magsimula sa: “Ano kaya ang kakailanganin ng tatanggap na pangkat sa susunod na buwan na hindi pa natin nagagawang magamit?” Inaanyayahan ng tanong na ito ang pagtukoy sa mga praktikal na kakulangan nang hindi minamaliit ang mga nagawa ng proyekto.
Magtakda ng malinaw na hangganan. Maaaring makita sa sesyon ang nawawalang kaalaman sa pagbawi, hindi malinaw na pananagutan sa suporta, o huling palagay sa pagtanggap. Hindi ito dapat basta magbago ng kontrata, mag-apruba ng eksepsiyon sa kaligtasan, o magbunyag ng impormasyong lampas sa pahintulot ng mga kalahok.
Gamitin ang gabay sa retrospektiba ng pangkat kung hindi pamilyar ang mga kalahok sa format. Isama ang mga tatanggap ng trabaho, hindi lamang ang pangkat ng paghahatid na nagbabalik-tanaw sa sarili nitong pagganap.
Maghanda ng maliit na pakete ng ebidensya para sa paglilipat
Dalhin ang kasalukuyang pamantayan sa pagtanggap, mga may-ari ng operasyon, natitirang isyu, at lokasyon ng mga kaugnay na tagubilin. Hilingin sa tatanggap na pangkat na tukuyin ang mga sitwasyong inaasahan nitong haharapin. Huwag itong bigyan ng malaking koleksiyon ng dokumento nang hindi nililinaw kung aling materyal ang tumutulong sa bawat gawain.
Maaaring ganito ang worksheet sa paglilipat:
| Sitwasyon o obligasyon | Kailangang ebidensya o pagpapakita | Tatanggap na may-ari | Kakulangan at susunod na pasya |
|---|---|---|---|
| Karaniwang operasyon | Kayang kumpletuhin ng tatanggap ang napagkasunduang normal na workflow | Itinalagang tungkulin sa operasyon | Nawawalang tagubilin o access |
| Karaniwang pagkabigo | Naipapakita ang angkop na pagbawi o pag-escalate | May-ari ng suporta o serbisyo | Hindi malinaw na trigger o pananagutan |
| Pagbabago sa hinaharap | Mahahanap ng tagapangalaga ang mga pasya at kilalang limitasyon | May-ari ng nagpapatuloy na paghahatid | Palagay na hindi naidokumento |
| Bukas na limitasyon | Nauunawaan ng tatanggap ang epekto at napagkasunduang pagtrato | Awtorisadong may-ari ng pagtanggap | Kondisyong nangangailangan ng pormal na pasya |
| Patuloy na pagsukat | May magpapatuloy na sumubaybay sa benepisyo o resulta | May-ari ng negosyo o produkto | Walang petsa ng pagsusuri matapos magsara ang proyekto |
Mga halimbawang kategorya lamang ang mga ito. Kailangan ng regulado, kritikal sa kaligtasan, o nakatali sa kontratang proyekto ang sarili nitong aprubadong kahingian at espesyalisadong pagtiyak. Hindi kapalit ng mga iyon ang talahanayan sa workshop.
Panatilihin ang sensitibong detalye sa aprubadong sistema at gumamit ng mga sanggunian kung kailangan. Sapat na ebidensya para sa pasya ang kailangan ng retrospektiba, hindi kopya ng lahat ng rekord ng proyekto.
60-minutong agenda para sa mga pangkat ng paghahatid at pagtanggap
Minuto 0–8: linawin ang paglilipat. Sabihin kung ano ang ililipat, kanino, at kung anong pasya ang maaaring suportahan ng sesyon. Ipaliwanag kung paano iuugnay ang mga natuklasan sa pormal na proseso ng pagtanggap.
Minuto 8–23: talakayin ang mga totoong sitwasyon. Ipasalaysay sa tatanggap na pangkat ang karaniwang operasyon at posibleng pagkabigo gamit ang mga materyal na mayroon. Pagmasdan muna ito ng mga kalahok mula sa paghahatid bago magbigay ng nawawalang paliwanag. Madalas na lumilitaw rito ang nakatagong pag-asa sa personal na alaala.
Minuto 23–35: balikan ang paghahanda. Ano ang nagpadali sa paglilipat? Saan huling natuklasan ang mga kahingian? Aling mga palagay tungkol sa pananagutan ang napatunayang mali? Ihiwalay ang aral sa proseso sa agarang kakulangan sa kahandaan na idinulot nito.
Minuto 35–50: uriin ang mga natuklasan. Ihiwalay ang mga kondisyong pumipigil sa paglilipat, mga kondisyong nangangailangan ng awtorisadong pagtanggap, kasunod na gawain na may tinanggap na may-ari, at mga aral para sa susunod na proyekto. Huwag hayaang manaig ang botohan sa prayoridad laban sa kinakailangang kontrol.
Minuto 50–60: kumpirmahin ang mga may-ari at susunod na pagsusuri. Ipagawa ang natitirang trabaho sa mga taong talagang mananatiling available. Magtakda ng petsa ng pagsusuri at tukuyin kung sino ang makapagkukumpirma ng pagsasara o makatatanggap ng kondisyon. Ipakita nang malinaw ang mga pasyang hindi pa nareresolba.
Mga mungkahi lamang ang oras. Kung may matuklasang mahalagang pagkabigo sa kahandaan habang naglalakad sa sitwasyon, maglaan ng oras upang unawain ito sa halip na magmadali para ideklarang tapos ang pulong.
Halimbawa: naroon ang gabay ngunit wala ang kakayahan
Sa kathang-isip na sitwasyong ito, inililipat ng pangkat ng paghahatid ang isang panloob na serbisyo sa pag-uulat. Nakagawa ito ng gabay sa operasyon at nagbigay ng demonstrasyon. Inaasahan ng lahat na magiging karaniwan lamang ang paglilipat.
Sa retrospektiba, sinubukan ng tatanggap na analyst na ayusin ang isang naka-iskedyul na ulat gamit ang gabay. Tinutukoy ng mga hakbang ang service account na kontrolado ng isang engineer ng paghahatid na lilipat na sa ibang proyekto. Nariyan ang dokumentasyon, ngunit hindi kayang isagawa ng tatanggap na pangkat ang pamamaraan gamit ang awtorisadong access nito.
Dalawang magkaibang natuklasan ang itinatala ng grupo. Ang agarang kakulangan ay kawalan ng access sa operasyon at napagkasunduang paraan ng pag-escalate. Ang aral sa proseso ay sinuri ng pangkat kung naroon ang gabay, ngunit hindi kung nagagamit ito ng tatanggap.
Nagpasya ang awtorisadong may-ari ng serbisyo na hindi maituturing na kumpleto ang paglilipat hangga't hindi naaayos ang access at nagagawa muli ang walkthrough. Mananagot pa rin ang isang may-ari mula sa paghahatid sa kakulangan, at ibeberipika naman ng tatanggap na may-ari ang binagong pamamaraan. Hindi nagbibigay ng access o nag-aalis ng kahingian ang retrospektiba.
Para sa susunod na pakete ng paglilipat, idinaragdag ng pangkat sa mas maagang bahagi ng plano ang walkthrough na pinangungunahan ng tatanggap. Iyon ang eksperimento sa pagpapahusay. Hiwalay ito sa pagsasara ng kasalukuyang isyu.
Panatilihing buhay ang hindi pa tapos na gawain matapos ang proyekto
Hindi sapat ang “Idagdag sa backlog” kung walang nagpapatuloy na pangkat na tatanggap sa backlog at makapagtatakda ng prayoridad. Kumpirmahin ang paglalagyan, may-ari, at magiging epekto kapag hindi natapos ang gawain.
Para sa bawat tinanggap na follow-up, itala kung bakit hindi nito hinaharang ang paglilipat, sino ang awtorisadong tumanggap sa ganitong pagtrato, at ano ang trigger para sa pagsusuri. Iwasan ang malabong tatak na “kilalang isyu” na nag-iiwan ng panganib sa tatanggap na hindi naman pumayag na akuin iyon.
Panatilihing maaabot ng mga naaangkop na tatanggap ang kaalaman. Hindi pangmatagalang paglilipat ang link sa pribadong workspace ng aalis na kontratista. Suriin ang access gamit ang karaniwang pahintulot ng tatanggap sa halip na ipagpalagay na pareho ang access ng iba sa isang administrator ng paghahatid.
Maaaring lumitaw sa maikling follow-up matapos ang unang yugto ng operasyon ang mga kakulangang hindi nakita sa walkthrough. Pagkasunduan ang pagsusuring ito bago maghiwa-hiwalay ang pangkat ng paghahatid, kasama kung sino ang mananatiling available upang tumulong.
Gamitin muli ang aral nang hindi kinokopya ang buong proyekto
Itala ang maililipat na pattern. Halimbawa: “Subukan sa tatanggap na tungkulin ang mga tagubilin sa pagbawi bago ang huling pagtanggap.” Idagdag kung kailan naaangkop ang aral at anong ebidensya ang magpapakitang kapaki-pakinabang ang gawain.
Iwasan ang pangkalahatang payong gaya ng “makipag-usap nang mas maaga” kung walang tiyak na pasya o asal. Kailangang malaman ng mga susunod na pangkat kung ano ang dapat gawin sa ibang paraan at kung bakit ito mahalaga.
Gamitin ang gabay sa mga action item ng retrospektiba upang gawing sinusuring pagbabago ang isang aral. Tingnan ang mga ideya sa retrospektiba para sa format ng talakayan, at panatilihin sa mga aprubadong sistema ng proyekto ang awtoritatibong rekord ng pagtanggap at transisyon.
Mga madalas itanong
Dapat bang gawin ang retrospektiba bago o pagkatapos ng pormal na paglilipat?
Maaaring ilantad ng sesyon bago ang paglilipat ang mga kakulangang maaayos pa. Masusuri naman sa bandang huli ang tunay na karanasan sa operasyon. Gawin ang isa o pareho ayon sa transisyon at panatilihing hiwalay ang layunin nitong matuto sa pormal na pasya sa pagtanggap.
Sino ang dapat dumalo sa retrospektiba sa paglilipat?
Isama ang mga kinatawan ng paghahatid, mga taong tatanggap ng pananagutan sa operasyon o pagpapatuloy, at mga may-kaugnayang tagapagpasya. Mag-imbita ng mga espesyalista kung mahalaga ang kakulangan. Hindi kayang tiyakin ng pulong na paghahatid lamang ang kahandaan ng tatanggap na pangkat.
Maaari bang tanggapin ng pangkat ang paglilipat kahit may bukas na isyu?
Kung pinahihintulutan lamang ng awtorisadong proseso ng pagtanggap at panganib ng proyekto. Ilarawan ang bawat isyu, epekto nito, nagpapatuloy na may-ari, at napagkasunduang pagtrato. Makapagbibigay ng impormasyon ang retrospektiba sa pasya, ngunit hindi ito kusang nagbibigay ng awtoridad na mag-alis ng kahingian.